智慧校园案例分享 - 华南理工大学“一张表”工程

来源：华南理工大学官网

在高校信息化建设的起步阶段，高校各业务部门多数是以自行建设本部门业务系统或服务平台为主，如人事系统、教务系统、科研系统、财务系统、一卡通系统等。在随后发展的过程中，逐渐暴露出很多问题：
每个系统或平台的登录入口分布在各个业务部门，且不同的登录用户名和密码对记忆力发起一次次挑战；
最大的问题还是各业务系统数据共享程度低，导致相似的数据需要在多个系统中重复填报，例如绩效考核、职称评审、导师资格审查等都需要填报教学科研成果，以至于教师需要在每个系统中重复填报。
另外，还存在通过线下方式填报数据的情况。线下填报方式在数据准确性、完整性、权威性等方面得不到保证，采集数据花费时间长、精力大、统计困难。
“填表难”逐渐成为教师吐槽的突出问题。2018年底，华南理工大学提出建设“五个一”工程，即一套数据、一个入口、一个账号、一张报表、一站式服务。学校开始开展“一张表”工程建设工作。
“一张表”工程建设方案
“一张表”工程的建设，通过数据共享、统一展现、统一采集、归口管理、自动填报的方式，实现“只填一次，全面共享”，解决教师“填表难”问题，并定位为教师整个教研周期和学校学科发展服务。
校内业务系统权威数据源和社会权威数据源的数据通过数据接口和数据共享机制，同步到“一张表”平台；业务部门线下管理的权威数据导入“一张表”平台。以上权威数据在“一张表”平台统一向教师展现。无权威数据源的数据在“一张表”平台统一采集，由教师个人录入。
“一张表”工程建设方案
来源于权威数据源且未被修改的数据，以及教师个人录入或修改并审核通过的数据，均视为有效数据，可同步到其他业务系统进行各项业务应用，如人事考核、职称评审、导师资格评定、教师画像、统计分析等。同时，教师个人也可在“一张表”导出EXCEL数据用于科研项目、人才项目申报等。
建立数据共享机制
“一张表”平台依托数据共享机制，通过学校数据共享中心实现数据交互，是建设在数据共享中心之上的应用平台。因此，要建设好“一张表”平台，首先需要确立数据共享基本原则：
1.由数据产生部门负责本部门提供的数据（称为权威数据源）的完整性、准确性；
2.对权威数据源所提供数据的修改，必须在维护相应权威数据源的应用系统中修改并审核；
3.数据使用部门不允许新增或删除数据产生部门提供的数据；
4.数据使用部门如需对数据产生部门提供的数据进行加工，必须在自己的业务系统中进行，且不能直接修改数据产生部门提供的数据；
5.权威数据提供部门不负责提供维护、但数据使用部门需要用到的数据，由数据使用部门提出，经数据权威部门同意后，由学校数据中心提供维护和审核界面。
以此数据共享基本原则为基础建立的数据共享机制，将为“一张表”平台的业务逻辑及数据基础提供必要的保障。
确定权威数据源
根据业务情况，可将权威数据源分为以下几类：
1.有业务部门及业务系统管理的数据：主要包括学校的教学、科研、人事、财务、资产核心数据。这类数据的权威数据源为主管业务部门，例如教务处、研究生院、科技处、人事处、财务处、资产处等。数据源系统则为相应的业务管理系统，例如本科教务系统、研究生教务系统、科研管理系统、人事系统、财务系统、国资管理系统等。这些数据源系统定时向学校数据中心同步业务数据。
2.有业务部门管理而无业务系统管理的数据：例如各项教学获奖数据由教务处和研究生院负责管理，但是数据未进入教务系统；部分创新创业项目、教研教改项目及学校高等教育研究基金立项项目、中国博士后科学基金项目等分别由教务处、研究生院、高等教育研究所和人事处线下管理。这类数据可由主管业务部门定期提供EXCEL后台导入学校数据中心，或直接在“一张表”平台的数据维护页面上进行数据维护管理。
3.业务部门难以全面掌握且有网上数据来源的公开数据：主要指论文、专利等公开数据。这类数据可联合第三方的专业机构或企业，通过技术手段从公开平台获取数据，经复杂算法与校内教师信息进行匹配后，在“一张表”平台推送给教师认领。
4.无业务部门管理无权威数据来源的数据：对于无法通过以上三种手段获取到的数据，由教师在“一张表”平台录入，并由学院审核。
数据补充及报错流程
教师本人对数据进行报错及补充，是数据治理的一项重要手段。图2为数据补充及报错流程。
数据补充及报错流程
数据报错流程的原则是数据问题归口管理。对于教师反馈的数据问题，均由数据源头核查及修改：
对于有权威源系统的必须在权威源系统修改后再同步到“一张表”。无论数据源是校内的业务管理系统，还是第三方的网推数据系统，都必须由数据源修改后再同步到“一张表”，不允许在“一张表”直接修改数据。
对于业务部门线下维护导入“一张表”的数据，以及业务部门在“一张表”界面上维护的数据，必须由该业务部门在“一张表”上修改数据。
对于教师个人在“一张表”录入或补充的数据，若需修改，应由数据审核人员退回给教师本人进行修改后重新提交，审核人员再次审核。
数据填报
在“一张表”平台上，凡是来源于权威数据源且未经修改的数据，以及教师个人补充录入且审核通过的数据，均认为是有效数据。有效数据可进行数据业务应用。
高校最常用的“一张表”数据业务应用，主要包括绩效考核、职称评审、导师遴选、导师资格审查等，还可以应用于“双一流”数据填报、高基报表填报、各类数据统计等。
对于广大教师来说，借助“一张表”平台最大的意义在于，可大大减轻各项填表工作。
在此之前，绩效考核、职称评审、导师遴选、导师资格审查都需要重复填写大量的相似数据，包括个人基本信息、近五年的教学科研业绩等。对于业绩突出的教师，仅教学工作量、论文、专利等几大项数据就可以达到上百条数据，每填写一次都是巨大的工作量，且每条数据的具体信息，例如课程课时、学生人数、论文期刊期号、出版时间、影响因子等，需要查阅各个系统及各种资料才能填写完整。
有了“一张表”平台之后，可根据业务规则，为教师自动提取相应时间段内符合要求的数据条目，并自动提供几乎全部的具体信息。这样，课程课时、授课学生人数、论文期刊期号、出版时间、影响因子都已自动填充，教师只要核对无误即可直接提交，极大地减轻了教师的填报压力，使教师能更专注地将精力投入到教学科研工作中。

建设成效

消除信息孤岛，数据高度共享。华南理工大学“一张表”工程自2018年底启动以来，已集成了五大类共44小类的数据项，其中使用率最高的数据项有“本科教学”“研究生教学”“指导研究生”“科研项目”“论文”“专利”等。当前本科教学数据量达26671条，研究生教学数据99891条，科研项目数据61971条，论文数据631553条，专利数据41698条。
目前，“一张表”平台支撑的主要业务应用包括：职称评审、教职工绩效考核、研究生导师招生资格审核等。2019~2021年已连续三年为人事处绩效考核、岗聘业务提供数据支撑，2020~2022年连续三年为研究生院导师招生资格审查工作提供数据支撑和填报功能。
教师在一个平台上能够轻松获取个人相关的各类数据，能够通过简单操作完成大量业绩数据的填报，而数据来源的权威性也为学院、学校的数据审核提供了保证，使原本填报复杂、审核困难的工作变得轻松高效。
另外，“一张表”平台还为各学院各业务管理部门提供统计分析和数据上报的权威数据源，各学院各部门无需再向教师征集各种数据，只需在“一张表”平台中，通过各种维度条件查询出所需数据，即可轻松导出。

作者：梁倩、赵春岩、邹杜（华南理工大学）

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